Reconozcámoslo, Ir a ferias cómo expositor es un follón. Si estas leyendo esto, seguramente has tenido esa sensación de no saber por donde empezar y es que ir a feria a exponer, sin experiencia previa o sin alguien que te ayude, puede ser una ardua tarea que te tenga varias noches sin dormir. Por eso te recomiendo seguir leyendo para enterarte sobre lo que hacemos y porqué es tan importante contar con una agencia con experiencia.
El año 2020, se presentaba muy bien cómo agencia especializada en el montaje de Stands, acabábamos de montar varios Stands en FITUR, nos dirigíamos a ITB Berlin para montar otros 5 y disponíamos de una agenda repleta de eventos, Londres, París, Barcelona, Dusseldorf…
Os pongo en situación, cómo decía al principio, ir a una feria cómo expositor es un engorro si no tienes una agencia experta que te lo gestione, ya que la decisión de ir a una feria puede conllevar hasta 6 meses por todo el trabajo previo que lleva asociado y a continuación os voy a desgranar el punto por punto el porqué:
1-Lo primero de todo es contratar la superficie necesaria; Si no tienes claro el espacio, es recomendable realizar un pequeño boceto para hacerse una idea de las necesidades y flujo de gente.
2-Una vez decidido lo primero, debemos contratar la potencia de luz necesaria ya que no es lo mismo realizar un stand con una iluminación básica y una pantalla, que un stand complejo con varios ambientes, pantallas y lugares de interacción digital.
3-Ok, tenemos la luz y el espacio contratados, ahora debemos leer con detenimiento cuales son los requisitos que nos pone la feria para la construcción de stands, ya que cada feria tiene sus propias normas: altura máxima, materiales a usar, disposición de los stands…
4-Con lo de antes acotado, se empieza a diseñar un stand acorde a las necesidades del cliente, concretando los diferentes ambientes, el número de enchufes, pantallas, mesas, sillas…
Todo este proceso es bastante complejo ya que hay muchos frentes abiertos. Se realizan una serie de propuestas, adjuntando planos y renders 3d sobre cómo quedaría el Stand al detalle.
5-Cuando se acuerda un diseño que satisfaga todas las necesidades del cliente, se envían los planos a la organización de la feria para su aprobación. Una vez aprobados con aproximadamente un mes de margen se realiza la producción en origen.
6-A falta de una semana, 10 días, (depende de la feria y su complejidad), se contrata un servicio de transporte para llevar el stand desmontado a la ciudad destino.
7-La organización de la feria abre unos días antes de que empiece el evento para el montaje de stands, entonces hay que coordinarse con todo el equipo de montaje y el transportista, para no perder tiempo y el día que abran puertas estar todos listos para empezar a montar.
Pues bueno, después de este breve resumen, os voy a Relatar nuestra experiencia cómo agencia de montajes de Stands en ITB Berlín 2020, cuando todo se fue al garete por la Covid-19
La ITB empezaba el 4 de marzo, una semana antes, tras 6 meses de trabajo previo, llegamos a Berlín, un 26 de Febrero de año bisiesto. Nuestros operarios comenzaron a trabajar a destajo para tener listos a tiempo los 5 stands que teníamos.
Los dos días siguientes se sucedieron sin mayor contratiempo, lo normal en cualquier montaje, alguna madera rota que hay que remplazar, se necesita más cable para la instalación eléctrica, Etc… El pan de cada día para los montadores de stands.
El día 28 de Febrero, cuando apenas quedaban 30 minutos para finalizar la jornada de montaje, la prensa alemana se hizo eco de la noticia que acababa de anunciar el Reichstag: “ITB Berlín no se celebrará por el riesgo de la Covid-19”. En ese momento se hizo un silencio en todo el pabellón y las miradas de incertidumbre abundaban, pues, aunque la prensa alemana lo había anunciado a bombo y platillo, la organización no se había pronunciado todavía.
Tras tan terrible noticia, sin confirmar todavía por la organización y con los 5 Stands montados al 90%, nos fuimos al hotel a esperar un comunicado especial que se hizo de rogar hasta altas horas de la madrugada.
El comunicado, muy resumidamente, decía que ITB Berlín se suspendía y que daban 4 días a los operarios para desmontar los stands y vaciar los pabellones.
Si no sabéis qué es ITB Berlín, os haré un pequeño resumen. ITB Berlín, es una de las ferias de turismo mas grandes de Europa, se realiza en el Messe de la capital alemana y cuenta con más de 10.000 expositores repartidos en unos 20 pabellones. La feria es tan grande que la propia organización se encarga de alquilar toros y carretillas para el transporte de la mercancía por el interior de los pabellones.
Normalmente, cuando una feria acaba, la organización da varios días para el desmontaje. El desmontaje es pausado haciendo que siempre haya disponibles, toros, carretillas, muelles de carga… Sincronizándose perfectamente con el transportista, previamente contratado desde hace semanas.
Tras el anuncio de la cancelación de la feria, la normalidad que conocíamos hasta ahora se esfumó, literalmente era la guerra. Todo el mundo quería desmontar cuanto antes y los recursos se vieron mermados, no había toros, no había muelles de carga, no había transportistas, no había nada. El gran problema es que todos y cada uno de los expositores tenían el transporte contratado para dentro de 10 días mínimo y solo disponíamos de 4. 10.000 expositores son muchos, se necesitan muchos camiones para evacuar los 20 pabellones, y en la ciudad de Berlín en ese momento no había camiones ni para satisfacer al 20% de los expositores
Tras dos días de desmontaje, ya teníamos todos los stands paletizados y listos para enviar, pero no disponíamos del medio de transporte para cargar la mercancía. Finalmente después de largas jornadas de llamadas intentando conseguir un medio de transporte, lo conseguimos, conseguimos dos trailers en los que cargar nuestra mercancía y devolverla a origen.
Por otra parte, contábamos con 10 operarios que se dejaron la piel en hacer un buen trabajo, cuyos planes, cómo los de todos, quedaron trastocados. Hubo que reorganizar todo contratando nuevas noches de hotel, cambiando vuelos de última hora… Todo por salir de ahí lo antes posible, estábamos ante una evento nunca vivido antes.
Al final conseguimos salir de ahí antes de la fecha límite sanos y salvos, demostrando nuestra capacidad técnica y de maniobra ante situaciones tan difíciles como la que hemos vivido hasta ahora y haciendo mucho mas tangible, el porqué es muy importante ir bien acompañado a este tipo de eventos.
Que se se cancelase ITB Berlín fue un jarro de agua fría, asociándose una cantidad ingente de gastos imprevistos y pagando hasta 4 veces mas por servicios que dada la demanda, no hacían mas que subir sus tarifas. Aún así estamos orgullosos de haber podido salir airosos de esta y poder enfocarnos en las ferias que vengan cuando todo esto acabe.
De momento las ferias telemáticas han tomado la delantera, la distancia social se ha impuesto, pero tenemos ganas de volver al terreno de juego, que todo vuelva a la normalidad. Por ahora, parece que la primera feria en celebrarse de manera presencial será FITUR, en Mayo, lo que arroja un rayo de luz a nuestro sector. Esperemos que los planes sigan así y podamos vernos las caras de nuevo en Fitur 2021.
